Матрица Эйзенхауэра – это инструмент тайм-менеджмента, который помогает правильно расставлять приоритеты путем сортировки задач по важности и срочности. Подходит для всех, кто хочет научиться планировать дела и эффективно управлять своим временем.
В статье рассмотрим, что из себя представляет матрица Эйзенхауэра и разберем на примерах, как ею пользоваться.
Читайте также: 10 лучших курсов по SMM для начинающих
Что такое матрица Эйзенхауэра и в чём её суть
Матрица Эйзенхауэра представляет собой таблицу с 4 квадрантами, предназначенными для размещения дел, с учетом их важности и срочности. Она обеспечивает наглядное представление списка задач, помогает правильно расставлять приоритеты и рационально тратить время.
При определении задачи в тот или иной квадрант, необходимо ответить на два вопроса:
- Это важно?
- Это срочно?
В зависимости от ответа («да» или «нет»), они попадают в один из четырех квадрантов. Рассмотрим подробнее назначение каждого их них.
А. «Важно и срочно» – авральный (кризисный) квадрант, дела из которого необходимо выполнить как можно скорее. Их откладывание на потом грозит негативными последствиями, среди которых могут быть дисциплинарные взыскания, потеря репутации, упущенная выгода, недостижение поставленных целей, крупные личные проблемы и др. В квадрант А попадают задачи:
- быстро теряющие актуальность – обычно связанные со спецификой работы (например, переговоры, которые нужно провести прямо сейчас, чтобы не потерять клиента);
- с горящими дедлайнами, не выполненные вовремя из-за забывчивости или постоянного откладывания (проект, отчет и пр.);
- внезапно возникшие из-за форс-мажора (подготовка к экстренному заседанию и т.д.);
связанные с решением серьезных проблем со здоровьем (острая зубная боль и т.п.).
Дела из квадранта А должны выполняться в ударном темпе, потому несут самую высокую эмоциональную нагрузку. Избыток таких дел приводит к быстрому выгоранию, стрессам и состояниям хроническом усталости, потому следует стремиться к сокращению их списка. Для этого нужно своевременно решать текущие задачи и следить за здоровьем.
В. «Важно, но не срочно» – квадрант потенциала (стратегический), содержит дела, которые необходимо запланировать заранее и придерживаться сроков, чтобы не допустить их перехода в ячейку А. Обычно включает в себя задачи, связанные с основной работой, саморазвитием и повседневными потребностями. Основные категории дел:
- должностные обязанности (текущие задачи по плану в течение дня);
- проекты, которые нужно выполнить к определенной дате (отчет, рукопись книги, курсовая работа, диплом и пр.);
- задачи, нацеленные на самообразование и личностный рост (прохождение курсов, тренингов, чтение книг по специальности и пр.);
- бытовые задачи (выгуливание собаки утром и вечером, еженедельная стирка, уборка квартиры и пр.);
- поддержание физической формы и сохранение здоровья (спортивные тренировки, сеансы массажа, плановые медицинские процедуры и пр.).
Квадрант В – основной, он помогает вовремя справляться с задачами и поддерживать необходимый уровень жизни. Если этим делам не уделять должное внимание, они перейдут в квадрант А, увеличив эмоциональную нагрузку, либо не будут решены совсем, что приведет к снижению вашей ценности как специалиста, ухудшению здоровья или бытовым проблемам.
C. «Срочно, но не важно» – квадрант помех, который содержит задачи, требующие внимания, но не представляющие для вас особой ценности. Они мешают сосредотачиваться на важных делах и снижают эффективность их выполнения. Основные пути их решения:
- делегировать другому (сломанную технику ремонтировать не самому, а вызвать специалиста, который справится с задачей быстрее и качественнее);
- автоматизировать (купить робот-пылесос, если квартира большая и ее уборка отнимает много времени);
- оптимизировать (не распыляться на них, каждый раз отвлекаясь от важных дел, а выделить на их выполнение определенное время – например, полчаса-час после рабочего дня, чтобы оказать помощь одному коллеге в составлении отчета, а другому – в настройке программы, с которой он сам не справился);
- отказаться от выполнения (вежливо избежать пустого разговора с соседом, которому скучно, не принимать проблемных гостей и т.д.).
Квадрант С считается самым коварным, поскольку при неправильной расстановке приоритетов можно запутаться и поместить такие дела в квадрант А. Например, помощь коллеге не должна наносить ущерб вашей собственное работе, а ради ремонта телевизора не стоит откладывать важную встречу.
D. «Не срочно и не важно» – «мусорный» квадрант, содержит дела, не несущие практической пользы. Их выполнение которых можно отложить на неопределенный срок, а от некоторых – отказаться совсем. К ним относятся:
- общение в интернете (проверка почты, сообщений в соцсетях и т.п.);
- развлечения (просмотр фильмов, прослушивание музыки, чтение художественных книг и пр.);
- другие дела, не связанные с выполнением профессиональных и семейных обязанностей.
Чаще всего дела квадранта D связаны с досугом и получением удовольствий. Некоторые можно выбросить из списка (например, чтение фантастического романа, на который уйдет много времени), но совсем отказаться от них не получится. Человек не может постоянно только работать, ему требуется также отдых и расслабление. Главное не забывать о правильной расстановке приоритетов: приятные дела нужно планировать так, чтобы они не мешали работе и достижению важных целей.
Это интересно: Как развивать Soft Skills
Как пользоваться матрицей Эйзенхауэра – определяем приоритетные задачи и дела
Матрица Эйзенхауэра помогает отфильтровать важные задачи от второстепенных и сосредоточиться на их решении. Чтобы все успевать делать вовремя, нужно научиться распределять дела по квадрантам, правильно расставляя приоритеты. Одно и то же дело может размещаться в разных квадрантах, в зависимости ситуации.
Например, если вы потеряли работу, то мониторинг сайтов с вакансиями попадает в квадрант А, а если работа у вас есть, но вы желаете сменить ее на более высокооплачиваемую, то эту задачу целесообразнее разместить в квадрант В, отведя под нее пару вечерних часов. Также необходимо помнить, что в приоритете должны быть собственные дела, а не дела коллеги или соседа, потому их выполнение не должно опережать решение собственных задач.
Задачи с течением времени могут мигрировать из одного квадранта в другой. Например, проект, не выполненный к запланированному сроку, из В перейдет в А, а если на электронную почту пришел необходимый для работы материал, проверка ящика из D переместится в В. Иногда даже из D требуется перемещение в А или В: при сильной усталости, приводящей к резкому снижению работоспособности, целесообразно сначала отдохнуть, а потом продолжить работу.
Где можно построить матрицу:
- на листе бумаги, предварительно разделив его на 4 части (блокнот, ежедневник или обычная тетрадь);
- в электронной таблице (Excel, Гугл таблицы и пр.);
- на специальном сервисе (Trello, Cerebro и т.п.) – самый наглядный вариант, с возможностью ранжирования задач по приоритетности и обозначением статуса.
Заключение
Матрица Эйзенхауэра помогает группировать задачи по важности и срочности, расставлять приоритеты и определять сроки. Метод способствует более рациональному использованию времени, позволяет сосредотачиваться на выполнении важных дел, не отвлекаясь на второстепенные, что в целом приводит к повышению личной эффективности и облегчает достижение поставленных целей.
Полезные ссылки:
